オフィス移転の流れ・スケジュール

必要な作業を整理し、移転日までのプランを明確化することで、スムーズなオフィス移転を行うことが可能となります。ここでは、参考となるオフィス移転の流れとスケジュール例をご紹介いたします。

1. オフィス移転のスケジュール

一般的に、オフィス移転に必要な期間は6ヵ月とされています。ただし、この6ヵ月間は移転先が決まって具体的な作業をするのに必要な期間なので、情報収集や移転先の内覧、申し込みの期間などは含みません。新しいオフィスを探し始めてから申し込みを完了するまでは3~4ヵ月程度かかるため、移転の10ヵ月程度前から移転の目的の明確化や情報収集をしていくと良いでしょう。

オフィス移転には、レイアウト作成や工事発注、契約の締結など、さまざまな工程が発生します。スケジュールを立てる際は、漏れがないようにエクセルなどで可視化し、オフィスの退去日から逆算していくと計画がスムーズに進みます。
下記の表は、一般的なオフィス移転のスケジュール例です。企業の規模や工事の内容により必要な期間は変わるため、目安としてお使いください。

オフィス移転スケジュール

2. オフィス移転の流れとチェックリスト

次に、オフィス移転の流れについて詳しくご紹介します。

  1. 1. 計画する
  2. 2. オフィスを選ぶ
  3. 3. オフィスを決める
  4. 4. 内装プランニング
  5. 5. 移転前後の手続きと、新オフィスの運用

オフィス移転の流れは、計画する・オフィスを選ぶ・オフィスを決める・内装プランニング・移転前後の手続きと、新オフィスの運用に分けられます。
下記は移転全体の進捗チェックリストです。

オフィス移転全体の進捗チェックリスト
  • 移転目的が関係者間で共有されている
  • 現オフィスの問題点や移転先に求める要件を洗い出している
  • 移転日までの全体スケジュールが組まれている
  • 契約するオフィスを決定している
  • デスクの配置など内装のプランニングを終えている
  • 移転後の手続きが完了している

移転計画~移転完了までの各ステップが完了するごとにチェックをつけていき、漏れなく移転手続きを進められるようにしましょう。

Step 1.

計画する

オフィス移転を成功させるためには、綿密な計画の立案が不可欠です。
検討が必要となる、さまざまな事項をあらかじめ確認したうえで、移転予定の6ヶ月前までに計画をはじめましょう。

1オフィス移転の目的を明確にする

オフィス移転の計画をたてるにあたって、まずは最も重要な移転の目的を明確にしましょう。

移転の目的の例
  • オフィス環境の改善
  • 新規拠点の開設
  • 維持コスト削減
  • 交通利便性の向上
  • 人員増加への対応
  • 分散拠点の統合
  • 企業イメージの向上

2現オフィスの現状を把握する

オフィス移転により現在抱えている問題点や不満を解決するためには、現オフィスの問題点を明確にする必要があります。各スペースの面積やレイアウト・OA機器の使用状況、書類の量、照明や空調などの環境条件を調査しましょう。

3移転先オフィスの条件をチェックする

移転計画をスムーズに進めるために、移転先オフィスに求める条件を事前にチェックしておきましょう。

移転先オフィスの条件
  • 広さはどのくらい必要?
  • 移転時期はいつの予定?
  • 設備や管理体制はどんなものが必要?
  • 地域・路線はどこが最適?
  • ランニングコストはどのくらい?

4オフィス移転のスケジュールを作成する

効果的かつスムーズにオフィス移転を進めるために、必要な作業を整理し、移転日までのスケジュールを作成しましょう。

  • 解約予告は、通常6ヶ月または3ヶ月前までに書類でオーナーに提出する必要があります。
  • 解約予告が6ヶ月前の場合、書面の提出から向こう半年は賃料が発生します。
  • どのタイミングで解約予告を出すのかは、新オフィスの契約時期とも関連しますので、当社にご相談ください。

5オフィス移転計画段階でのチェックリスト

オフィスの移転計画を立て終えたら、以下のチェックリストを活用し各プロセスが漏れなく終えられているかを確認しましょう。

オフィス移転計画段階でのチェックリスト
  • オフィスを移転する目的を明確にする
  • 現在のオフィスが抱えている問題点をリストアップする
  • 移転先のオフィスに求める機能・立地などをリストアップする
  • 新旧オフィス別に移転日までに行う作業をスケジュール化する

現在のオフィスで行うべきこと、移転先のオフィス探しの際に必要なことなどが一覧できるようになっているか確認を行います。

Step 2.

オフィスを選ぶ

快適なオフィスを探すためには、物件情報の収集、そしてオフィス市場の把握が重要です。
できる限りたくさんの情報を収集し、比較検討の材料にしましょう。

1物件情報の収集、賃貸オフィス市場の把握

事業内容やオフィス移転の目的に基づき、設備や立地、コストなどの条件に優先順位をつけ、賃貸オフィス市場の状況および物件情報の収集をしましょう。
ご希望の条件を当社にご相談いただければ、ご要望にあった物件をご紹介いたします。

賃貸オフィス物件を探す

2移転候補オフィスの内覧

移転候補としたオフィスは必ず現地で内覧し、実際に働くことをイメージしながら広さや環境などをチェックしましょう。 内覧会を実施するオフィスもございます。最新の情報は当社にお気軽にお問い合わせくださいませ。

3オフィス選びでのチェックリスト

オフィス選びは、物件情報のリスト化と内覧が主な活動です。ポイントは、オフィスに求める要件に優先順位をつけることです。立地・賃料・間取りなど、どの要件を重視するかを決めておくことで内覧の順序も決めやすくなるでしょう。

オフィス選びでのチェックリスト
  • オフィスに求める機能・立地物件等に優先順位をつけて移転先候補をリスト化する
  • 移転候補オフィスを内覧し、設備や広さを確認して移転後のイメージを具体的にする

Step 3.

オフィスを決める

ご希望に沿った移転先オフィスが決まったら、いよいよお申込みとなります。
お申込みからご契約の手順をご紹介いたします。

1入居申込の準備

入居申込書には、会社名・住所・代表社名・業務内容などの企業情報をご記入の上ご提出いただきます。頂いた内容に基づき、ビルのオーナー様と調整を行います。
同時に、移転先のオフィスの内装についてもプランニングに着手しましょう。(下記4.をご参照ください。)

2重要事項のご説明

テナント様、オーナー様の契約条件が整うと、賃貸借契約が成立するまでのあいだに、当社の宅地建物取引主任者より、重要事項(建物・設備・契約の内容など)について記載した書面(重要事項説明書)の交付によるご説明を行います。

3契約について

賃貸借契約書の内容は、物件により一様ではありません。条項のすべてをチェックし、疑問点があれば事前に当社にご相談ください。必要があれば内容を調整していきます。
また、契約締結時には預託金(敷金)が必要になります。そのほかにも、印鑑証明や会社謄本などの書類の準備も必要です。

主な必要書類:
【テナント】
  1. 1.
    賃借人 印鑑登録証明書
  2. 2.
    賃借人 履歴事項全部証明書
【連帯保証人】
  1. 1.
    連帯保証人 住民票
  2. 2.
    連帯保証人 印鑑登録証明書

4新しいオフィス契約時のチェックリスト

新しいオフィスを契約する際は、契約条項の全てに必ず目を通しましょう。

新しいオフィス契約時のチェックリスト
  • 入居申込み書を作成し不動産仲介業者等に提出する
  • 宅地建物取引士から重要事項説明を受ける
  • 契約条項の全てに目を通し、疑問点を解消しながら契約内容を調整する

Step 4.

内装プランニング

移転先オフィスのお申込みとあわせて、新オフィスの内装のプランニングを始める必要があります。

1各スペースの検討・確保

会議室や事務スペース、役員室など、業務上必要な数や広さを整理しておきましょう。

必要スペースの例

事務スペース/応接室/リフレッシュスペース/サーバールーム/会議室/役員室/更衣室/収納/受付/給茶コーナー/コピー機置場/

2オフィスレイアウト

働きやすい環境を実現するには、照明や空調などの条件や、どのように配置すれば業務やコミュニケーションが効率的に行えるかなどを考慮して、レイアウトを決定していきます。
ITネットワークなどの再構築や、将来のレイアウト変更への対応も考えたうえで電気系統や照明などを配置します。また、空調の配置に関しては消防法などの制約に注意する必要があります。
オフィスレイアウト時の確認事項は多岐にわたります。当社ではオフィス移転のご相談にあわせ、当社専門のスタッフが対応させていただきます。

3オフィス家具の選定・発注

主なオフィス家具には、デスク、チェア、会議室テーブル、応接室のテーブルやソファなどがあります。オフィス家具によって室内の雰囲気は大きく変わるため、シック、カジュアル、モダンなど、事前にコンセプトを決めておきましょう。

最近は、机を固定しないフリーアドレスや、集中力が増すとされるスタンディングデスクなどを導入する企業も増えています。
オフィス家具は企業の働き方や生産性にも影響するため、デザインだけでなく機能性もチェックして選ぶことが大切です。

4予算シミュレーション

実際にどのくらいコストが掛かるのかシミュレーションしてみましょう。

主な必要書類

予算シミュレーション

5内装プランニング時のチェックリスト

内装は業務上必要な機能を洗い出すほか、オフィス家具の統一感を意識することが理想的なオフィスづくりのポイントです。

内装プランニング時のチェックリスト
  • 業務上必要なスペースを洗い出し、数と広さを整理する
  • 各スペースの計画と消防法などの制約に基づいて、レイアウトを決定していく
  • 各空間のコンセプトを決定する
  • コンセプトと機能性を加味しながらオフィス家具の選定をする
  • 予算シミュレーションをしたのち発注する

Step 5.

引っ越し業者の選定

引っ越し業者を選定する際は、どこまでの作業に対応しているかを確認しましょう。例えば、荷物を運ぶだけでなく不用品の廃棄やオフィス家具の組み立て、電話やWi-Fiの工事などにまで対応する業者もあります。ただし、依頼する内容が多くなればそのぶん費用も高くなるので、予算との兼ね合いも考えておきましょう。

また、オフィス移転では経営にかかわる重要な書類も運ぶので、「引越安心マーク」を取得している業者がおすすめです。引越安心マークは、全日本トラック協会が優良な引っ越し業者のみを認定して使用を許可するもので、セキュリティ面なども含め安心して引っ越しを任せられます。

Step 6.

移転前後の手続きと、新オフィスの運用とチェックリスト

オフィス移転の前後には、お申込みやご契約以外にもさまざまな手続きが必要になります。以下のチェックリストを活用し、効率的な運用管理を行いましょう。

1オフィス移転に係る届出や手続き

移転日から決められた期間内に、各種公的機関をはじめ各所に対し届出や手続きが必要になります。漏れや遅れのないように余裕を持って準備を進めましょう。

2新オフィスの運用維持管理

新オフィスの効率的な活用や円滑な運用管理のために、マニュアル化やデータベース化を図りましょう。

オフィスの移転手続きでは、法務局や税務署など多くの公的機関に住所変更等の届出を行う必要があります。チェックリストを活用し届出の漏れを防ぎましょう。

移転前後の手続きと、新オフィスの運用とチェックリスト
  • オフィス移転にかかる届け出や手続きを行う
  • 法務局
  • 税務署
  • 社会保険事務所
  • 労働基準監督署
  • 公共職業安定所
  • 電話の移転手続き
  • 郵便局

3. 短期間でオフィス移転したい場合のポイント

急な増員などの事情により短期間でオフィスを移転しなければならないこともあるでしょう。ここでは、短期間でオフィス移転をする際のポイントを解説します。

移転日をあらかじめ決める

漠然と「短期間で移転をする」と考えていても、なかなか具体的な計画は決まらないものです。まずは移転日を先に決めてしまい、それに間に合うようにスケジュールを考えていきましょう。
移転日が決まれば、「今月中にオフィスの契約を締結する」「来週までに引っ越し業者を選定する」など、具体的な計画を立てられるようになります。

移転時に発生する作業の把握

急いでオフィス移転を進めると、気づかないうちに大事な作業が漏れてしまう可能性があります。些細な漏れなら問題ありませんが、オフィス家具の発注漏れや電話回線工事の手配漏れなどがあると、移転後にスムーズに仕事を始められなくなります。
そうした漏れがないよう、移転時に発生する作業をスケジュールの初期段階ですべて書き出し、把握しておきましょう。

徹底したスケジュール管理

オフィス移転のスケジュールを守るのは当然のことですが、実際には他の仕事との兼ね合いや突発的なトラブルなどにより思うようにスケジュールを進められないこともあります。そのような場合でもチーム内のメンバー同士でフォローしあえるよう、スケジュールを共有・見える化しておきましょう。
一人が作業をこなせない状態でも他のメンバーが代わりに作業し、チームとしてはスケジュールが遅れないよう、徹底して管理することが大切です。

4. スケジュール通りにオフィス移転を進めるために

オフィス移転は一般的に6ヵ月前から準備を開始しますが、さまざまな作業や準備があるため、ゆったりと構えている時間はありません。何をする必要があるのか、流れをしっかりと把握したうえでスケジュールを立てて、漏れなく作業を進めることが大切です。

ただし、綿密にスケジュールを立てたとしても、人的リソースの不足などさまざまな要因により、予定通りに進まないこともあります。
ケン・コーポレーションでは、オフィス移転をされる事業者様向けに、引っ越し業者や内装業者のご紹介、オフィスレイアウトのアドバイスなど、さまざまな支援を行っています。経験豊富な担当者が対応いたしますので、まずはお気軽にご連絡ください。

その他のオフィス移転お役立ち情報

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