オフィス移転の流れ

  1. 1. 計画する
  2. 2. オフィスを選ぶ
  3. 3. オフィスを決める
  4. 4. 内装プランニング
  5. 5. 移転前後の手続きと、新オフィスの運用

Step 1.

計画する

オフィス移転を成功させるためには、綿密な計画の立案が不可欠です。
検討が必要となる、さまざまな事項をあらかじめ確認したうえで、移転予定の6ヶ月前までに計画をはじめましょう。

1オフィス移転の目的を明確にする

オフィス移転の計画をたてるにあたって、まずは最も重要な移転の目的を明確にしましょう。

移転の目的の例
  • オフィス環境の改善
  • 新規拠点の開設
  • 維持コスト削減
  • 交通利便性の向上
  • 人員増加への対応
  • 分散拠点の統合
  • 企業イメージの向上

2現オフィスの現状を把握する

オフィス移転により現在抱えている問題点や不満を解決するためには、現オフィスの問題点を明確にする必要があります。各スペースの面積やレイアウト・OA機器の使用状況、書類の量、照明や空調などの環境条件を調査しましょう。

3移転先オフィスの条件をチェックする

移転計画をスムーズに進めるために、移転先オフィスに求める条件を事前にチェックしておきましょう。

移転先オフィスの条件
  • 広さはどのくらい必要?
  • 移転時期はいつの予定?
  • 設備や管理体制はどんなものが必要?
  • 地域・路線はどこが最適?
  • ランニングコストはどのくらい?

4オフィス移転のスケジュールを作成する

効果的かつスムーズにオフィス移転を進めるために、必要な作業を整理し、移転日までのスケジュールを作成しましょう。

  • 解約予告は、通常6ヶ月または3ヶ月前までに書類でオーナーに提出する必要があります。
  • 解約予告が6ヶ月前の場合、書面の提出から向こう半年は賃料が発生します。
  • どのタイミングで解約予告を出すのかは、新オフィスの契約時期とも関連しますので、当社にご相談ください。

Step 2.

オフィスを選ぶ

快適なオフィスを探すためには、物件情報の収集、そしてオフィス市場の把握が重要です。
できる限りたくさんの情報を収集し、比較検討の材料にしましょう。

1物件情報の収集、賃貸オフィス市場の把握

事業内容やオフィス移転の目的に基づき、設備や立地、コストなどの条件に優先順位をつけ、賃貸オフィス市場の状況および物件情報の収集をしましょう。
ご希望の条件を当社にご相談いただければ、ご要望にあった物件をご紹介いたします。

賃貸オフィス物件を探す

2移転候補オフィスの内覧

移転候補としたオフィスは必ず現地で内覧し、実際に働くことをイメージしながら広さや環境などをチェックしましょう。 内覧会を実施するオフィスもございます。最新の情報は当社にお気軽にお問い合わせくださいませ。

Step 3.

オフィスを決める

ご希望に沿った移転先オフィスが決まったら、いよいよお申込みとなります。
お申込みからご契約の手順をご紹介いたします。

1入居申込の準備

入居申込書には、会社名・住所・代表社名・業務内容などの企業情報をご記入の上ご提出いただきます。頂いた内容に基づき、ビルのオーナー様と調整を行います。
同時に、移転先のオフィスの内装についてもプランニングに着手しましょう。(下記4.をご参照ください。)

2重要事項のご説明

テナント様、オーナー様の契約条件が整うと、賃貸借契約が成立するまでのあいだに、当社の宅地建物取引主任者より、重要事項(建物・設備・契約の内容など)について記載した書面(重要事項説明書)の交付によるご説明を行います。

3契約について

賃貸借契約書の内容は、物件により一様ではありません。条項のすべてをチェックし、疑問点があれば事前に当社にご相談ください。必要があれば内容を調整していきます。
また、契約締結時には預託金(敷金)が必要になります。そのほかにも、印鑑証明や会社謄本などの書類の準備も必要です。

主な必要書類:
【テナント】
  1. 1.
    賃借人 印鑑登録証明書
  2. 2.
    賃借人 履歴事項全部証明書
【連帯保証人】
  1. 1.
    連帯保証人 住民票
  2. 2.
    連帯保証人 印鑑登録証明書

Step 4.

内装プランニング

移転先オフィスのお申込みとあわせて、新オフィスの内装のプランニングを始める必要があります。

1各スペースの検討・確保

会議室や事務スペース、役員室など、業務上必要な数や広さを整理しておきましょう。

必要スペースの例

事務スペース/応接室/リフレッシュスペース/サーバールーム/会議室/役員室/更衣室/収納/受付/給茶コーナー/コピー機置場/

2オフィスレイアウト

働きやすい環境を実現するには、証明や空調などの条件や、どのように配置すれば業務やコミュニケーションが効率的に行えるかなどを考慮して、レイアウトを決定していきます。
ITネットワークなどの再構築や、将来のレイアウト変更への対応も考えたうえで電気系統や照明などを配置します。また、空調の配置に関しては消防法などの制約に注意する必要があります。
オフィスレイアウト時の確認事項は多岐にわたります。当社ではオフィス移転のご相談にあわせ、当社専門のスタッフが対応させていただきます。

3予算シミュレーション

実際にどのくらいコストが掛かるのかシミュレーションしてみましょう。

主な必要書類

予算シミュレーション

Step 5.

移転前後の手続きと、新オフィスの運用

オフィス移転の前後には、お申込みやご契約以外にもさまざまな手続きが必要になります。以下のチェックリストを活用し、効率的な運用管理を行いましょう。

1オフィス移転に係る届出や手続き

移転日から決められた期間内に、各種公的機関をはじめ各所に対し届出や手続きが必要になります。漏れや遅れのないように余裕を持って準備を進めましょう。

2新オフィスの運用維持管理

新オフィスの効率的な活用や円滑な運用管理のために、マニュアル化やデータベース化を図りましょう。