オフィス移転のスケジュールと流れ。
何か月前から準備するかチェックリスト付きで解説

1.　オフィス移転は何か月前から準備する？

オフィス移転の準備は、移転予定日の6か月前には始めておくのが一般的です。これは、オフィスの賃貸借契約では解約予告期間を半年前としているケースが多いためです。しかし実際には、解約通知を提出する前に移転先の候補を絞っておきたいと考え、それより早く物件探しを始める企業も少なくありません。

また、希望条件に合う物件がすぐに見つかるとは限りませんし、移転する人数や内装工事の規模によっても必要な期間は前後します。余裕を持ってオフィス移転を進めたい場合は、8か月～1年前から計画を立てておくと安心です。

移転スケジュールは現オフィスの解約予告期間から逆算する

準備期間を決める際は、現オフィスの解約予告期間を基準に考えましょう。賃貸オフィスでは解約予告期間を6か月前とする契約が多いものの、3か月前とする物件もあるなど、条件は物件によってさまざまです。そのため、移転スケジュールを組む際は契約書で解約予告期間を確認し、物件探しや契約、内装工事や引越しにかかる期間を逆算して検討しましょう。解約の連絡が早すぎると新オフィスの準備が整う前に退去日を迎えてしまう恐れがありますし、遅すぎると旧オフィスの契約期間が長く残り家賃が二重に発生してしまいます。

以下の記事では、オフィス移転時の解約通知の手続きについて詳しく解説しています。

事務所・オフィス移転に必要な
手続きとは？申請期限とともに紹介

また、二重賃料などの費用面について詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

オフィス移転費用の相場はいくら？
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企業規模や工事内容によって必要期間は変わる

移転の準備に必要な期間は、従業員の人数や工事の有無によって大きく変わります。従業員が少なく、内装をそのまま使える居抜きオフィスへ移るのであれば、物件が決まってから短期間で移転を終えられるケースもあります。一方、従業員が多い企業や複数フロアにまたがる移転では、レイアウトの検討や社内調整だけで数か月かかることもあり、1年以上前から動き出す企業も見られます。

また、会議室の新設などの内装工事やサーバー・ネットワークの移設を伴う場合は、その分だけ期間を長めに見積もっておきましょう。インターネット回線も開通まで日数を要するため、移転先が決まり次第、早めに申し込んでおくと安心です。

2.　オフィス移転の流れ｜
時期別スケジュールとチェックリスト

ここからは、オフィス移転の流れを、移転日から逆算した時期ごとにチェックリストとともにご紹介します。作業に漏れがないかを確認しながら進めてみてください。
なお、ここに示した時期はあくまで目安であり、企業の規模や契約内容、工事の内容によって前後します。

【オフィス移転スケジュール早見表】

※表の時期はあくまで目安です。企業の規模や賃貸借契約の内容、内装工事やIT移設の有無などによって必要な期間は前後します。

10〜6か月前｜移転目的・体制・条件・予算を整理する

10～6か月前は、移転の目的や条件を整理し、綿密な計画の立案を行う期間です。まずは、人員の増加に対応したい、維持コストを抑えたい、交通の便を良くしたいなど、何のために移転するのかを整理し、関係者で共有しましょう。並行して、各スペースの面積やレイアウト、OA機器の使用状況や書類の量、照明や空調などの環境を調べておけば、新オフィスで解決したい問題点が見えてきます。

目的が固まれば、責任者と担当者を決め、プロジェクト体制を整えます。そのうえで、希望エリアや広さ、賃料の上限、移転全体の予算を決め、物件情報の収集を始めましょう。補助金の活用を考えている場合は、公募時期も早めに確認してください。交付が決まる前に契約や発注をした経費は補助の対象外となる場合があります。

以下の記事では、オフィス移転で活用できる補助金について詳しく解説しています。

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6〜4か月前｜物件探し・内見・比較を進める

条件が整理できたら、候補物件を探し、内見と比較を進めていきます。
物件探しでは、立地・賃料・広さ・設備など、どの条件を重視するのか優先順位をつけておくのがポイントです。優先順位が決まっていれば候補を絞り込みやすく、内見する順番も決めやすくなります。
候補に挙がったオフィスは必ず現地で内見しましょう。天井の高さや共用部の清潔さ、周辺の環境などは図面だけではわかりません。また、空調の運転時間や電気容量、セキュリティ関係など、業務に関わる設備などもチェックしておくと安心です。

東京都心では人気の物件がすぐに埋まる場合もあるため、入居可能日と申込みの状況も早めに不動産会社に確認しておきましょう。

以下のページでは賃貸オフィスの物件情報を掲載しています。自社の条件に合った物件を探してみましょう。

賃貸オフィス・貸事務所

4〜3か月前｜移転先を決定し契約する

移転先が決まったら、入居の申込みと契約に進みます。入居申込書には、会社名・住所・代表者名・業務内容などの企業情報を記入して提出します。その内容をもとにビルのオーナーが審査し、条件を調整したうえで契約へと進む流れです。審査にかかる期間はビルによって異なるため、入居日から逆算できるよう事前に目安を確認しておきましょう。

契約の前には、宅地建物取引士から重要事項説明を受けます。賃貸借契約書の内容は物件ごとに異なるため、契約期間や更新の条件、原状回復の範囲など、すべての条項に目を通してください。疑問点は契約前に解消し、必要があれば条件の調整を依頼しましょう。

契約時には、敷金などの預託金に加え、各種書類の提出を求められる場合があります。必要書類は物件や契約条件によって異なり、連帯保証人が必要な場合には、保証人に関する書類も求められます。主な書類の例は以下のとおりです。

3〜2か月前｜レイアウト・内装・IT環境を決める

賃貸借契約と並行して、新オフィスのレイアウトや内装、IT環境を固めていきます。事務スペースや会議室、応接室、受付、収納、サーバールームなど、業務に必要なスペースの数と広さを整理しましょう。そのうえで、業務の流れや社員同士のやりとりを考えながら配置を決めていきます。間仕切りや空調の位置は消防法との兼ね合いがあるため、内装業者と相談しながら進めると安心です。

また、電気や社内ネットワークの配線は、将来のレイアウト変更も見越して計画しておきましょう。インターネット回線は開通まで時間がかかる場合があるため、早めに申し込んでください。移転先によっては固定電話の番号が変わる場合もあるため、通信会社への確認も忘れないようにします。

2〜1か月前｜引越し準備・社内外への周知を進める

移転日の2～1か月前には、引越し業者との作業内容の最終調整や、社内外への周知を進めます。引越し業者の選定・見積もり依頼は、移転規模や繁忙期を考慮して早めに着手しましょう。
加えて引越し業者を選ぶ際は、どこまでの作業に対応しているかを確認しましょう。荷物を運ぶだけでなく、不用品の廃棄やオフィス家具の組み立て、配線工事まで請け負う業者もありますが、依頼する作業が増えればその分費用も高くなるため、予算とのバランスも重要です。

また、引越しでは経営に関わる重要な書類も運ぶため、全日本トラック協会が優良な事業者を認定する引越安心マークの有無も、引越し業者を選ぶ際の目安となります。
荷造りは、部署ごとに期限を決めて計画的に進めます。社員には移転日や新しい住所、当日の流れを伝え、取引先には移転の案内を送りましょう。

以下の記事では、取引先への案内や住所変更など、オフィス移転に伴う手続きについて詳しく解説しています。

事務所・オフィス移転に必要な
手続きとは？申請期限とともに紹介

移転直前〜当日｜搬出・搬入・動作確認を行う

移転当日の作業をスムーズに進めるためには、事前に役割分担を決めておくのがおすすめです。旧オフィスの搬出に立ち会う人、新オフィスで搬入を指示する人などを担当表にまとめ、引越し業者とも共有しておきます。ビルによっては搬出入できる時間帯やエレベーターの使用に決まりがあるため、新旧どちらのビルにも事前に申請を済ませておくと安心です。

引越し当日は、書類や什器、パソコンなどのIT機器を、あらかじめ決めておいた順番で運び出します。搬出後は、旧オフィスに荷物の残りがないかを確認しましょう。新オフィスでは、荷物が指定の場所に置かれているかをチェックしたうえで、インターネットや電話、複合機などの設備が正しく動作するかを確認してください。

移転後｜届出・原状回復・運用開始を確認する

オフィスの移転後は、法務局や税務署、年金事務所や労働基準監督署など、多くの機関に住所変更の届出が必要です。期限が決まっている届出もあるため、担当者を割り当てて漏れなく進めましょう。

旧オフィスは、契約で定められた範囲の原状回復工事を済ませてから、解約日までに貸主へ明け渡します。原状回復工事はビルの指定業者が担当するケースもあるため、工事の日程と明け渡し日を早めに確認しておいてください。

新オフィスでは、設備の使い方や会議室の予約ルールなどをマニュアルにまとめておくと、スムーズに業務を開始できます。使い始めてから気づいた不具合があった場合は、早めに管理会社や内装業者に伝えましょう。

移転後に必要な届出の内容や期限を知りたい場合は以下の記事でチェックしてください。

事務所・オフィス移転に必要な
手続きとは？申請期限とともに紹介

3.　オフィス移転のスケジュールを立てる際の3つのポイント

オフィス移転では、工事の遅れや確認不足が1つ起きるだけで、移転日がずれたり、想定外の費用がかかったりする恐れがあります。予定どおりに進む前提で計画を組むのではなく、あらかじめ遅れが出る可能性も見込んで日程に余裕を持たせておけば、トラブルが起きても落ち着いて対応できるでしょう。
ここでは、オフィス移転のスケジュールを立てる際に押さえておくべき3つのポイントをご紹介します。

Point 1.

内装工事・原状回復工事の期間を確保する

オフィス移転では、内装工事と原状回復工事にかかる期間を余裕をもって確保しましょう。工事の日数は間仕切りの数や配線の量などによって変わるだけでなく、ビルが指定する業者が工事をする場合は見積もりや日程の調整にも時間がかかる傾向にあるためです。
また、旧オフィスの原状回復は解約日までに済ませなければなりません。新オフィスの工事完了日と引越し日、旧オフィスの解約日を確認し、どちらの工事にも無理のないスケジュールを調整しましょう。

Point 2.

社内担当者と外部業者の役割を明確にする

オフィス移転には多くの関係者が関わります。例えば、物件探しや契約条件の調整は不動産会社、レイアウトや工事は内装業者、搬出入は引越し業者、回線やネットワーク工事はIT業者や通信会社が受け持ちます。そのため、誰が何を担当するのかを早めに整理しておく必要があります。
特に配線工事は、内装業者や通信会社など複数の業者にまたがる作業となるため、どこまでをどの業者が対応するのかを事前に確認しておくべきです。社内でも、業者との窓口役と最終的に判断する決裁者を決めておけば、発注や変更の判断をスムーズに行えます。

Point 3.

余裕を持った日程で業務停止リスクを抑える

移転した翌日から普段どおり業務を再開できるとは限りません。インターネットや電話、複合機などは、設定の間違いや機器の相性によってはつながらない場合もあります。電話やメールが使えない時間が長引くと、業務に支障をきたすだけでなく、取引先に迷惑がかかってしまうため、新オフィスの回線は移転日より前に開通させ、事前に動作を確認しておきましょう。

4.　短期間でオフィス移転を進める場合のポイント

急な増員などの事情により短期間でオフィスを移転しなければならない場合もあるでしょう。その際は、まず移転日を先に決め、今月中に契約する、来週までに引越し業者を選ぶ、などのように逆算して計画を立てます。移転時に発生する作業を最初にすべて書き出しておけば、オフィス家具の発注漏れや電話回線の手配漏れなども防げます。また、物件を決める際の条件を譲れないポイントのみに絞っておけば、申込みや業者手配をスムーズに進められるでしょう。

さらに、決裁者を早めに選定したうえで、移転スケジュールをチーム内で共有し、誰かの作業が遅れても他のメンバーがフォローできる体制にしておくのがおすすめです。通常の賃貸オフィスの場合、工事日数を無理に縮めると、配線の不備や手直しが発生し、かえって移転が遅れる場合もあります。内装工事の期間を短くしたい場合は、内装や家具があらかじめ用意されたセットアップオフィスも選択肢に入れましょう。

以下の記事では、セットアップオフィスのメリットについて詳しく解説しています。短期間での移転を検討している方はチェックしてみてください。

セットアップオフィスとは？
特徴・メリット・通常オフィス
との違いを解説

5.　オフィス移転のスケジュールに関するよくある質問

最後に、オフィス移転のスケジュールについてよく寄せられる質問をQ&A形式でまとめました。

Q 1.

オフィス移転は何か月前から準備すればよいですか？

Q 2.

オフィス移転で最初にやることは何ですか？

Q 3.

オフィス移転のスケジュールが遅れやすい工程は？

6.　スケジュールを立て、計画的にオフィス移転を進めよう

移転に伴う手続きや費用、予算の目安を確認したい場合は、以下の記事を参考にしてください。

予算シミュレーション

以下のページでは、東京都内で移転先のオフィスを探している企業様に向けて賃貸オフィスの情報をご提供しています。物件をお探しの際はぜひご覧ください。

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