事務所・オフィス移転に必要な手続きとは？
申請期限とともに紹介

更新日：2023/2/8

事務所・オフィスを移転する際には、登記や税務情報の変更など多くの手続きが発生します。しかし、事務所の移転は頻繁に行うものではないため、すべての手続きを正確に把握している人は少ないのではないでしょうか。

そこで今回は、事務所・オフィスの移転に必要な手続きや必要となる書類について、わかりやすく解説します。

1.　事務所・オフィス移転に必要な手続きはさまざま

2.　入居中のオフィスに関する手続き

まずは、入居中のオフィスに関する手続きについて解説します。

現在のオフィスを使わなくなるのであれば、貸主に対して「解約通知」を行いましょう。オフィスの解約は一般的に6ヵ月前までに通知する必要があります。ただし、契約により別途定めている可能性もあるため、賃貸借契約書の確認が必要です。

解約通知は書面にて行うことがほとんどです。居住用の賃貸物件であれば口頭で済ませることも多いですが、オフィスの賃貸は高額な取引になるので、お互いの齟齬が無いように必ず書面に残しましょう。

3.　新しいオフィスに関する手続き

続いて、新しいオフィスで必要になる手続きについて解説します。

事務所を移転して登記をしたら、銀行口座の手続きが必要です。必要な書類は金融機関により異なりますが、主に以下のようなものが必要となります。

• 履歴事項証明書（発行から6ヵ月以内）の原本
• 届出印
• 通帳

個人の場合はインターネット上で手続きできることが多いですが、法人は基本的に窓口や郵送での手続きが必要になります。

クレジットカードに関する手続きはカード会社によりさまざまですが、履歴事項証明書（発行から6ヵ月以内）が必要になるケースが多くあります。履歴事項証明書は、法務局で発行するかインターネットから請求し郵送で入手することができます。事前に必要枚数を把握してまとめて請求すると手間を減らせます。

厚生年金保険や健康保険の手続きは後ほど解説しますが、ここでは民間の保険について解説します。

法人は役員への退職金やリスクマネジメントのために生命保険に加入することがありますが、この場合も保険会社に連絡して登録住所を変更する手続きが必要です。移転前から手続きを受け付けている保険会社もあるので、移転が決定したら速やかに連絡しましょう。

4.　各機関への手続き

続いて、公的機関へ手続きが必要な項目について解説します。

会社を設立すると、社名や住所、代表者氏名、資本金の額などを登記簿に記載する「設立登記」を行いますが、事務所が移転したらその情報を更新する必要があります。この登記の住所変更手続きを「本店移転登記」といいます。

本店移転登記は、本店を移転した日から2週間以内に本店所在地を管轄する法務局に申請しなくてはならないと会社法で定められています。本店移転登記には、以下の書類が必要です。

• 本店移転登記申請書
• 株主総会議事録（定款を変更する場合）
• 取締役会議事録
• 印鑑届出書（管轄法務局が変わる場合）
• 印鑑カード交付申請書（管轄法務局が変わる場合）

本店移転登記の申請方法は、法務局を訪問するかオンライン申請をするかの2択です。オンライン申請には専用ソフトのダウンロードやICカードリーダーなどが必要となります。書類の準備や申請などの手間もかかるため、時間がない場合は司法書士に依頼しましょう。書類作成など、移転登記に関するほとんどの手続きを代行してくれます。

税務署に対して必要となる手続きは以下の2つです。

• 異動届出書：移転後速やかに提出
• 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書：移転後1か月以内

これらの書類は、テンプレートに記入して税務署に持参もしくは郵送するのみで手続きが完了します。その他に必要書類はありません。顧問税理士がいる場合は手続きを代行してくれることもあるため、相談してみましょう。

労働基準監督署に対しては、労働保険関連の手続きを行います。必要となるのは「労働保険名称・所在地等変更届」の提出です。提出期限は変更のあった日の翌日から10日以内と定められています。

事務所を県外へ移転する場合は、移転前の労働基準監督署にて労働保険料を清算したうえで、移転後の労働基準監督署に「労働保険関係成立届」「労働保険料申告書」を提出します。

先ほど税務署での手続きについて説明しましたが、それは国税分であり、都道府県税事務所に対して「地方税」に関する手続きも必要です。

都道府県税事務所への住所変更手続きは自治体により異なりますが、各ホームページで変更に必要な書類をダウンロード可能です。顧問税理士の契約をしているのであれば、代理で手続きをしてくれることがあるので問い合わせてみましょう。

年金事務所へは健康保険と厚生年金の手続きを行います。ただし、健康保険は「協会けんぽ」に加入している場合のみです。事務所・オフィスを移転してから5日以内に「適用事業所名称／所在地変更（訂正）届」を提出します。また、法人登記簿謄本のコピーも必要となります。

先程、労働基準監督署に労働保険の手続きを行うと説明しましたが、ハローワークへも手続きが必要です。労働保険には「一元適用」と「二元適用」があります。それぞれの違いは以下の通りです。

• 一元適用：労災保険料と雇用保険料の計算方式が同じ。一般的な業種が該当。
• 二元適用：労災保険料と雇用保険料の計算方式が異なる。建設業・農林畜産業など。

一元適用事業所の場合は、労働基準監督署に提出した労働保険名称所在地等変更届の控えと共に「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。二元適用事業所は、労災保険の手続きは労働基準監督署へ「労働保険名称、所在地等変更届」を、雇用保険の手続きはハローワークへ「労働保険名称、所在地等変更届」及び「雇用保険事業主事業所各種変更届」の提出を行います。それぞれ、住所の変更があってから10日以内に手続きが必要です。

社用車がある場合は、管轄の警察署へ車庫証明の住所変更の手続きが必要です。期限の定めはありませんが、住所変更後速やかに手続きをする必要があります。必要書類は以下の通りです。

• 保管場所証明申請書
• 保管場所標章交付申請書
• 保管場所の所在図・配置図
• 保管場所の使用権限を証明する書類
• 使用の本拠の位置が確認できるもの

必要書類は各道府県警のホームページからダウンロード可能です。東京都の場合は警視庁のホームページからダウンロードできます。また、警察署に行けば印刷された書類を受け取ることも可能です。

「使用の本拠の位置が確認できるもの」については、車を所有している人の住居などを確認できる書類です。法人の場合は登記事項証明書となります。

管轄の消防署へは防災関連の届出を行います。事務所・オフィス移転の7日前までに届出が必要なので注意しましょう。消防署に提出する書類は以下の2点です。

• 防火対象物使用開始届出書

消防署が防火対象物の使用状況を把握し問題がないか審査・指導するための届出書です。新しい事務所に入居する際に工事が発生しなかったとしても、必ず提出する必要があります。

• 防火対象物工事等計画届出書

事務所・オフィスに入居する際に内装工事を行う場合に必要となる書類です。工事は行わず現状のまま入居するのであれば提出不要です。

上記2点の他、新しい事務所で働く社員が50人以上いる場合は、「防火・防災管理者選任（解任）届出書」の提出も必要となります。これまで使用していた事務所で防火管理者を選任していたのであれば、旧管轄の消防署に解任届出書を提出します。

事務所・オフィスの住所が変更になるため、郵便物が問題なく届くように取引先には必ず連絡が必要です。しかし、多くの取引先を抱えている場合、連絡が漏れてしまうこともあります。

そのような場合でも郵便物が受け取れるよう、郵便局へ転居届を提出しましょう。転居届を提出していれば、旧住所宛の郵便物でも1年間は新住所へ転送されます。

転居届は、社員だとわかるもの（社員証や健康保険証など）を持参して、郵便局の窓口で手続きを行います。

5.　手続きの期限には注意が必要！

各種手続きには、事務所移転の7日前、移転後5日、など期限が設けられているものがあります。届出を怠ると過料などの罰則が発生することもあるので、必ず忘れずに届出をしましょう。

最後に、事務所移転の際に必要な届出を以下の表にまとめました。

事務所移転の前後は慌ただしくなるものですが、こちらの表を参考にしながら、余裕をもって早めの手続きを心がけましょう。

その他のオフィス移転お役立ち情報

• 賃貸オフィス探し 成功のポイント

  都心でオフィス移転を検討されているお客様のよくあるお悩み、状況や希望にあった不動産会社選びのポイントをご紹介します。

• オフィス移転の流れ・スケジュール

  必要な作業を整理し、移転日までのプランを明確化することで、スムーズなオフィス移転を行うことが可能となります。ここでは、参考となるオフィス移転の流れとスケジュール例をご紹介いたします。

• 予算シミュレーション

  オフィス移転に際して必要となる費用の概算を、想定される最少金額、最大金額でシミュレーションできます。

• オフィス・事務所関連の用語集

  オフィス・事務所を探すにあたり、頻出する用語・ワードの内容をご紹介させていただきます。掲載の用語以外にも契約書における文言・設備野意味や仕様などはお気軽に担当営業員にご相談ください。

• オフィス移転に関するQ&A

  これまでに借主様から当社に寄せられたオフィス移転に関するよくあるご質問をQ&A形式で紹介します。

• オフィス移転の費用相場ガイド

  オフィス移転にあたっての費用の相場をご紹介。できるだけ費用を抑える方法もご紹介しますので、オフィス移転をお考えの際はぜひ参考にしてください。

• 事務所・オフィス移転に必要な手続きとは？申請期限とともに紹介

  事務所・オフィスを移転する際には、登記や税務情報の変更など多くの手続きが発生します。しかし、事務所の移転は頻繁に行うものではないため、すべての手続きを正確に把握している人は少ないのではないでしょうか。

• オフィス移転に活用できる補助金・助成金の種類や注意点について

  オフィスの移転時には、敷金や保証金・原状回復工事費など、多くの費用が発生します。そんな時に活用したいのが、オフィス移転の際に申請できる補助金や助成金です。オフィス移転時の補助金・助成金の概要、また利用する際の流れなどについて解説します。

オフィス移転ガイドはこちら